Che differenza c'è tra SOW e capitolato tecnico?

Svolgono la stessa funzione: descrivere cosa il fornitore deve consegnare. Capitolato tecnico è il nome che il Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023) usa per servizi e forniture, tra i contenuti minimi del progetto indicati dall'allegato I.7. Nel capitolato la stazione appaltante stabilisce anche modalità tecniche e tempi della verifica di conformità (art. 116, comma 8). SOW è il termine del project management internazionale.

Cosa deve contenere lo SOW di un progetto AI?

Almeno il risultato atteso, quali dati fornisce il committente e in che stato, i criteri di accettazione con il metodo e il campione su cui si misurano, la procedura per chiedere e quotare le modifiche e l'elenco di ciò che è escluso. Un elenco di attività e giornate descrive l'impegno del fornitore, non il risultato da consegnare.

Chi scrive lo SOW, il cliente o il fornitore?

Può scriverlo l'uno o l'altro. Le regole federali americane sugli acquisti pubblici (FAR 37.602) prevedono entrambe le strade: l'amministrazione prepara il performance work statement, oppure fissa solo gli obiettivi in uno statement of objectives e lascia al fornitore la stesura del PWS. In ogni caso chi compra deve rileggerlo come un documento proprio, perché è il testo su cui si deciderà l'accettazione.

Cos'è uno statement of work (SOW) e cosa deve contenere?

Lo statement of work (SOW) è il documento che descrive cosa un fornitore deve consegnare: risultato, dati, criteri di accettazione, modifiche ed esclusioni.

Lo statement of work (SOW) è il documento che dice che cosa un fornitore deve consegnare: prodotti, servizi o risultati, descritti a parole. Il Lexicon del Project Management Institute (PMI), l'associazione internazionale dei project manager, lo definisce proprio così, come descrizione narrativa di ciò che il progetto consegnerà. Nella pratica lo SOW accompagna una richiesta di proposta e poi entra nel contratto, dove diventa il metro con cui si giudica se il lavoro è finito. Per un progetto dati o AI conviene che contenga almeno cinque cose: il risultato atteso, quali dati fornisce chi, i criteri di accettazione con il modo di misurarli, la procedura per le modifiche e l'elenco di ciò che resta fuori. Uno SOW che elenca solo attività e giornate descrive l'impegno del fornitore, non il risultato che compri, e lascia aperta proprio la discussione che dovrebbe chiudere.

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Risultati, non ore

Le regole federali americane sugli acquisti pubblici (FAR) danno il riferimento più chiaro su come scriverlo. La FAR 37.602 chiede di descrivere il lavoro indicando i risultati richiesti, anziché il modo di svolgerlo o il numero di ore da fornire, e di permettere di giudicare la prestazione in base a standard misurabili. La FAR 2.101 chiama questo tipo di documento performance work statement (PWS): uno statement of work che descrive i risultati richiesti con esiti misurabili. Definisce anche lo statement of objectives (SOO), in cui l'amministrazione fissa solo gli obiettivi e lascia al fornitore la proposta di come raggiungerli. Sono regole statunitensi, utili come termine di paragone. La stessa distinzione pesa anche sulla scelta del contratto: uno SOW scritto in giornate spinge verso un time and material, anche quando chi compra si aspetta un risultato.

Il capitolato tecnico nelle gare pubbliche

Nel Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023) il documento equivalente, per servizi e forniture, è il capitolato tecnico. L'articolo 41, comma 12, prevede per servizi e forniture un unico livello di progettazione e rinvia all'allegato I.7, che all'articolo 4-bis indica i contenuti minimi del progetto: una relazione generale illustrativa, il capitolato tecnico e un documento di stima economica. L'articolo 116, comma 8, aggiunge che le modalità tecniche e i tempi della verifica di conformità, il controllo con cui l'ente che compra (la stazione appaltante) accerta che la prestazione rispetta il contratto, sono stabiliti nel capitolato.

Un esempio enterprise

Un'azienda di servizi vuole un assistente AI che smisti le email dei clienti verso l'ufficio giusto. La prima bozza di SOW, scritta dal fornitore, elenca 120 giornate tra analisi, sviluppo e test. Il responsabile acquisti la riscrive partendo dal risultato: le email in arrivo vengono smistate in automatico, con una soglia di correttezza concordata e misurata su un campione di email reali estratto dall'azienda. La nuova versione dice anche chi fornisce lo storico delle email ed entro quando, come si chiede e si quota una modifica, e cosa resta escluso, per esempio le risposte automatiche ai clienti. Quando a metà progetto emerge un nuovo tipo di richiesta, lo si tratta come una modifica con il suo prezzo, senza che diventi scope creep, l'espansione del perimetro senza adeguare tempi e costi.

Perché conta per chi decide

Lo SOW è il testo a cui si torna in ogni discussione successiva: se il lavoro è finito, se una richiesta è una modifica da pagare, se il fornitore ha adempiuto. Quando il perimetro è vago, il conflitto arriva a fine progetto, con il budget già speso e poco tempo a disposizione. A chi compra conviene scriverlo prima di inviare la richiesta di proposta, anche se poi sarà il fornitore a completarlo: criteri di accettazione, responsabilità sui dati e confini del progetto si negoziano meglio finché le offerte sono ancora in concorrenza.

Questa voce è informativa e non costituisce consulenza legale: per redigere un capitolato o un contratto specifico coinvolgi il tuo legale.